重要文書の管理を楽に出来る!

機密性の高いビジネス文書はトランクルームに

ビジネス文書の電子化が盛んに行われていますが、まだまだ紙の文書はオフィス内で現役です。サイバー攻撃のリスクが高まってきている昨今、むしろ企業によっては重要度の高いビジネス文書こそ、あえてアナログな紙の状態で保存するケースがあります。ただ紙の文書が大量に溜まると、その保管に困らされます。オフィス内で保存し切れなくなった機密性の高い文書は、トランクルームを借りてそちらに保存していきましょう。トランクルーム自体を巨大な金庫として活用すれば、大量に増えてしまったビジネス文書を箱単位でどんどん保管していけます。

機密文書が保存されている事を知っているのは、オフィスの管理者や担当者のみです。企業スパイやオフィス荒らしの被害に見舞われ難く、機密情報をトランクルームに予め保管しておけば、情報流出に強い企業になります。

利用頻度に合わせて保管場所を変える

同じ機密性が高いビジネス文書でも、内容によってオフィス内で利用する頻度が変わってきます。契約書や特許などに関連した書類は、そう日常的に取り出して使うタイプのものではありません。一方で今現在、携わっているプロジェクトの企画書や自社で開発中のソフトウェアの仕様書などは、常日頃から社員が頻繁に使うものです。

利用頻度が高い重要文書に関しては、オフィスの金庫や鍵付きのロッカーで管理した方が合理的です。一方で重要度は極めて高いものの、ほとんど利用する事がない重要文書については、レンタルしたトランクルームに預けておいた方が良いでしょう。文書の利用頻度で保管場所を変えておけば、目的の書類を探しやすくなりますし、大事な契約書がもし必要になったとしても会社近くのトランクルームなら即、取り出しに行けます。